Для реєстрації в базі постачальник надає копії документів, що підтверджують діяльність постачальника у галузі виробництва та (або) постачання ресурсів, а саме:
- копію свідоцтва про державну реєстрацію суб’єкта господарювання;
- витяг з статутних документів постачальника, який підтверджує, що зазначений вид діяльності передбачений, як статутна діяльність цього суб’єкта;
- копію свідоцтва про внесення до єдиного державного реєстру підприємств, установ і організацій;
- копію документу про присвоєння індивідуального податкового номера.
- Копії цих документів завіряються підписом керівника та скріпляютьсяі печаткою постачальника будівельних ресурсів.
Для розміщення даних про вартість будівельних ресурсів постачальник будівельних ресурсів направляє реєстратору заповнений “БЛАНК ЗАМОВЛЕННЯ”
в електронному вигляді і як підтвердження – друкований варіант.
Електронний варіант інформації подається реєстратору особисто постачальником чи направляється іншими доступними засобами зв’язку (Інтернет, електронна пошта). Друковані документи, які підтверджують електронну інформацію подаються реєстратору особисто постачальником або направляються рекомендованим поштовим відправленням.
“Бланк-замовлення” та супровідні документи розглядаються протягом п’яти робочих днів з дня надходження матеріалів до реєстратора. У випадку надання неповних чи не оформлених належним чином документів, реєстратор робить письмовий та електронний запит заявнику про надання чи переоформлення документів. Термін внесення поданих даних до бази, в цьому випадку, відкладається до надходження від заявника виправлених документів. Всю відповідальність за достовірність поданих даних несе заявник.
Термін дії інформації, поданої суб’єктом господарювання до бази ресурсів, обмежується обліковим періодом – кварталом. Інформація на наступний обліковий період (квартал) подається не раніше, як за місяць до його початку. Інформація подана у поточному обліковому періоді (кварталі) діє до його закінчення. Вилучення інформації з Бази ресурсів відбувається за письмовою заявою суб’єкта господарювання чи після закінчення облікового періоду (кварталу).
Інформація, подана до бази ресурсів після початку облікового періоду в офіційний варіант реєстру, не включається. Постачальник на договірних умовах чи по домовленості компенсує реєстратору додаткові витрати на виконання позапланових робіт з внесення (поновлення) та розповсюдження даних про ресурси постачальника.
Вилучення інформації з реєстру постачальників відбувається за письмовою заявою суб’єкта господарювання або через рік від дати останнього поновлення суб’єктом господарювання інформації про будівельні ресурси, які він постачає на території області.